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Travaux en cours de bail : qui paie quoi entre propriétaire et locataire
La chaudière tombe en panne en janvier. Qui paie ? Voici la répartition claire entre propriétaire et locataire.
2026-04-16
Chaque année, la régularisation des charges est un casse-tête. Voici ce que vous pouvez récupérer — et ce que vous ne pouvez pas.
Chaque année, c'est la même scène. Le propriétaire recoit le décompte de charges, sort sa calculette et tente de comprendre ce qu'il peut repercuter sur son locataire. Resultat : des erreurs, des oublis, des regularisations mal calculees — et parfois un conflit. Les charges locatives sont l'un des sujets les plus mal maitrises en gestion locative. Pas parce que c'est complique. Parce que c'est mal explique.
Le mecanisme est simple sur le papier. En location nue ou meublee, le propriétaire paie les charges de copropriete. Une partie de ces charges peut etre refacturee au locataire : ce sont les charges récupérables . L'autre partie reste a la charge exclusive du bailleur.
Le cadre legal est clair : c'est le décret du 26 aout 1987 qui fixe la liste exhaustive des charges récupérables. Ce décret est annexe a la loi du 6 juillet 1989. Tout ce qui n'est pas dans cette liste n'est pas récupérable. Point.
Autrement dit : vous ne pouvez pas récupérer une charge simplement parce que vous estimez qu'elle "profite" au locataire. Il faut qu'elle figure dans le décret. C'est une liste fermee, pas une liste de suggestions.
Le décret classe les charges récupérables en plusieurs familles. Voici les principales.
L'entretien courant de l'ascenseur est récupérable : contrat de maintenance, petites réparations, électricité de fonctionnement. En revanche, le remplacement de la cabine ou la mise aux normes ne le sont pas. La frontiere se situe entre l'entretien et le gros équipement.
La consommation d'eau froide et d'eau chaude est récupérable. Idem pour le chauffage collectif : combustible, entretien courant de la chaudiere collective, petites réparations. Attention : le remplacement de la chaudiere, lui, n'est pas récupérable. C'est un investissement, pas un frais de fonctionnement.
Le nettoyage des parties communes (halls, escaliers, couloirs), la fourniture de produits d'entretien, l'électricité des parties communes, l'entretien des espaces verts — tout cela est récupérable. Ce sont des dépenses courantes liees a l'usage quotidien de l'immeuble.
La taxe d'enlevement des ordures menageres (TEOM) est récupérable sur le locataire. C'est d'ailleurs l'une des charges les plus souvent oubliees par les propriétaires qui gerent seuls. Vous la retrouvez sur votre avis de taxe fonciere. Elle se recupere en totalite, hors frais de gestion fiscale (les 8 % preleves par l'administration ne sont pas récupérables).
Dans les communes qui l'appliquent, la taxe de balayage est egalement récupérable. Elle figure aussi sur l'avis de taxe fonciere.
On peut ajouter : l'entretien de l'antenne collective, le salaire du gardien ou du concierge (a 75 % s'il assure le nettoyage et la sortie des poubelles, a 40 % dans les autres cas), ou encore les menues réparations sur les équipements communs. La règle reste la même : si c'est dans le décret, c'est récupérable. Sinon, non.
C'est souvent la que les erreurs se concentrent. Certaines charges semblent logiques a récupérer — elles ne le sont pas.
Le ravalement de facade, la refection de la toiture, le remplacement de la chaudiere collective, la mise aux normes de l'ascenseur, les travaux de structure : tout cela releve de l'article 606 du Code civil (grosses réparations). C'est a la charge du propriétaire. Pas negociable.
Les honoraires du syndic pour la gestion courante ne sont pas récupérables. Seuls les frais lies a des prestations individualisees et directement liees a l'usage du locataire (comme les frais de dossier pour un état des lieux) pourraient éventuellement etre repercutes — mais dans les faits, c'est marginal. La grande majorite des frais de syndic reste a la charge du propriétaire.
La prime d'assurance de l'immeuble n'est pas récupérable sur le locataire, sauf si une clause du bail le prevoit expressement. En pratique, cette clause est rarement presente dans les baux d'habitation classiques. Ne confondez pas avec l'assurance habitation du locataire, qu'il doit souscrire lui-même.
Les honoraires de l'administrateur de biens, les frais de contentieux de la copropriete, les provisions pour travaux futurs (fonds de travaux loi ALUR), les diagnostics obligatoires, les frais de mise en conformite : tout cela reste a votre charge. Le décret est clair, et la jurisprudence aussi.
Dans un bail d'habitation non meublee, les charges sont généralement payees par le locataire sous forme de provisions sur charges mensuelles. Le principe : chaque mois, le locataire verse une avance, et une fois par an, on fait les comptes.
Le montant de la provision doit etre "en rapport avec le budget previsionnel ou le dernier décompte de charges". Ce n'est pas un montant au hasard. Il doit correspondre a la realite des dépenses.
Si vous fixez la provision trop bas, vous allez accumuler un ecart important. Au moment de la régularisation, le locataire devra payer une somme consequente d'un coup. Ca cree des tensions, des contestations, voire des impayes.
Si vous fixez la provision trop haut, vous devrez rembourser le trop-percu. Et un locataire qui decouvre qu'il a surpaye pendant un an n'apprecie pas.
Le bon reflexe : basez-vous sur le dernier décompte de charges reelles de la copropriete, isolez la part récupérable, divisez par douze. Ajustez si les charges evoluent. Ce n'est pas de la science — c'est de la rigueur.
En location meublee, vous avez le choix : provisions sur charges ou forfait. Le forfait est fixe dans le bail, sans régularisation. Mais si les charges reelles depassent le forfait, c'est pour vous. Choisissez en connaissance de cause.
La régularisation des charges doit intervenir une fois par an. C'est une obligation legale (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Et c'est la que beaucoup de propriétaires decrochent.
La régularisation intervient apres reception du décompte definitif de la copropriete — en général au printemps ou en debut d'été, pour l'exercice precedent. La loi prevoit que le propriétaire dispose de trois ans pour reclamer un complement de charges . Passe ce délai, la créance est prescrite.
Ne laissez pas trainer. Regularisez dans les deux mois suivant la reception du décompte. Au-dela de six mois, vous perdez en credibilite aupres du locataire.
Le principe est arithmetique. Vous prenez le total des charges récupérables reelles de l'année. Vous soustrayez le total des provisions versees par le locataire sur la même periode. La difference donne soit un complement a payer par le locataire (si les charges reelles depassent les provisions), soit un trop-percu a rembourser (dans le cas contraire).
Exemple concret : le locataire a verse 120 euros par mois de provisions, soit 1 440 euros sur l'année. Les charges récupérables reelles s'elevent a 1 580 euros. Le complement a reclamer est de 140 euros. Simple, a condition d'avoir les bons chiffres.
Vous devez transmettre au locataire un décompte par nature de charges ainsi que le mode de repartition. Les pieces justificatives doivent etre tenues a sa disposition pendant six mois apres l'envoi du décompte.
Si vous ne pouvez pas justifier une charge, vous ne pouvez pas la récupérer. Gardez tout. Classez tout.
Si le locataire a paye plus de provisions que le montant réel des charges, vous devez lui rembourser la difference. Deduction sur le prochain loyer ou virement direct — peu importe la methode, mais ne gardez pas l'argent. C'est une obligation, pas un geste commercial.
Si les provisions etaient trop basses, le locataire doit regler le complement. Si la régularisation a plus d'un an de retard, le locataire peut exiger un etalement sur douze mois.
Dans les deux cas, ajustez les provisions pour l'année suivante. Un ecart de quelques dizaines d'euros, c'est normal. Plusieurs centaines d'euros, c'est un problème de suivi.
Quand le locataire quitte le logement avant la régularisation, vous pouvez conserver jusqu'a 20 % du depot de garantie en attendant le décompte definitif. Une fois recu, vous faites le calcul et restituez le solde.
Les charges locatives ne sont pas un sujet complexe. Mais c'est un sujet exigeant. Connaitre le décret des charges récupérables , lire un décompte de copropriete, fixer des provisions realistes, régulariser dans les temps, garder les justificatifs — tout ca demande de la rigueur.
L'erreur la plus frequente : ne pas régulariser, ou le faire avec deux ans de retard. Le locataire recoit une facture incomprehensible et refuse de payer. Le conflit est programme.
Chez Assertimmo, la régularisation des charges fait partie du process de gestion annuel. Chaque décompte est analyse, chaque poste est ventile, chaque locataire recoit son décompte dans les délais. C'est le genre de travail invisible qui evite les problèmes visibles.
Si vous voulez comprendre ce qu'implique concretement une bonne gestion locative, lisez notre article Tout savoir sur la gestion locative. Et si vous vous demandez combien ca coute de deleguer, notre guide sur les frais de gestion locative en 2026 repond a la question.
